L'essentiel
- Les provisions sur charges se régularisent au moins une fois par an, d'après les dépenses réelles.
- Le décompte par nature de charges est envoyé au locataire 1 mois avant ; les justificatifs restent à sa disposition 6 mois.
- Le propriétaire a 3 ans pour réclamer des charges ; le locataire, le même délai pour contester.
- Seules les charges de la liste fixée par décret se récupèrent ; un forfait de charges, lui, ne se régularise pas.
Provisions ou forfait
Une location vide fonctionne en général par provisions : un montant mensuel ou trimestriel, estimé d'après les charges de l'année précédente, puis régularisé chaque année. En location meublée, le bail peut prévoir des provisions, ou un forfait : un montant fixe, écrit dans le bail, qui couvre toutes les charges et ne se régularise pas ; il doit rester raisonnable et ne peut être révisé qu'une fois par an, comme le loyer.
La quittance détaille chaque mois le loyer et les charges sur deux lignes : la quittance de loyer gratuite distingue la provision et le forfait, comme l'avis d'échéance gratuit, qui annonce la somme à payer avant le paiement.
Les charges récupérables, et les autres
| Exemples | |
|---|---|
| Récupérables | Eau froide et chaude, chauffage collectif, électricité et entretien des parties communes, entretien courant de l'ascenseur, espaces verts, une partie du salaire du gardien, taxe d'enlèvement des ordures ménagères |
| Non récupérables | Grosses réparations (ravalement, peinture des parties communes), mise aux normes de l'ascenseur, taxe foncière, honoraires du syndic, assurance de l'immeuble |
La liste des charges récupérables est fixée par décret (n° 87-713 du 26 août 1987) : ce qui n'y figure pas reste au propriétaire, même si le bail dit le contraire. En copropriété, l'appel de fonds du syndic mélange les deux ; son décompte annuel indique en général la part récupérable de chaque poste.
Le calcul, avec un exemple
Un appartement en copropriété, loué toute l'année avec une provision de 60 € par mois. Après le décompte du syndic, les charges récupérables de l'année, prises comme hypothèses :
| Eau froide | 260 € |
|---|---|
| Entretien des parties communes | 180 € |
| Électricité des parties communes | 70 € |
| Ascenseur | 150 € |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | 140 € |
| Provisions versées (12 mois) | −720 € |
| Complément à demander au locataire | 80 € |
Les charges réelles (800 €) dépassent les provisions (720 €) : le locataire doit le complément de 80 €. Dans l'autre sens, le propriétaire rembourse le trop-perçu. Pour l'année suivante, la provision peut être ajustée aux charges réelles, ici 67 € par mois au lieu de 60 €. Pour une arrivée ou un départ en cours d'année, seules comptent les charges et les provisions de la période d'occupation.
Les délais et le décompte
| Étape | Délai |
|---|---|
| Décompte par nature de charges envoyé au locataire | 1 mois avant la régularisation |
| Justificatifs (factures, décompte du syndic) tenus à sa disposition | 6 mois après l'envoi du décompte |
| Charges réclamées par le propriétaire, ou contestées par le locataire | 3 ans |
| Régularisation faite après la fin de l'année qui suit celle des charges | Paiement en douze mois si le locataire le demande |
Le décompte détaille chaque nature de charges, sépare ce qui revient au propriétaire et au locataire et, dans un immeuble, dit comment les charges sont réparties entre les logements, ainsi que le calcul du chauffage et de l'eau chaude collectifs. Il s'envoie par courrier ou par voie électronique. En cas de désaccord, le locataire écrit au propriétaire en recommandé, puis peut saisir gratuitement un conciliateur de justice.
Et pour l'impôt
Les charges récupérées auprès du locataire ne sont pas des loyers : elles ne s'ajoutent pas aux revenus fonciers. Au régime réel, les provisions versées au syndic se déduisent l'année où elles sont payées, puis leur part récupérable ou non déductible se réintègre l'année suivante : le détail est dans le guide Revenus fonciers : micro-foncier ou régime réel, la déclaration 2044 et le déficit foncier.
Dans Orylo
Pour un bail en provisions, l'onglet Bail de la fiche calcule les provisions appelées sur la période, mois entamés au prorata, compare les charges réelles saisies par nature, peut enregistrer le complément ou le trop-perçu dans le journal et, avec l'offre Pro, prépare le courrier de régularisation à imprimer. Un rappel « Régularisation des charges à faire » arrive à partir du 1er avril de l'année suivante. Avant d'acheter, le simulateur de rentabilité compte les charges qui restent au propriétaire dans le cash-flow d'une location à l'année.
Sources
- Institut national de la consommation : contrôle et récupération des charges locatives (modifiée le 12/08/2024) (vérifiée le 7 novembre 2026)
- Action Logement : charges locatives, ce que paie le locataire et ce que garde le propriétaire (vérifiée le 7 novembre 2026)
- Assemblée nationale : réponse ministérielle n° 66010 du 03/11/2015, régularisation des charges locatives (vérifiée le 7 novembre 2026)
- impots.gouv.fr : déclaration n° 2044 des revenus fonciers de 2025 (vérifiée le 7 novembre 2026)
Des repères vérifiés aux dates indiquées, pas un avis juridique ni fiscal. Orylo n'est lié à aucune des plateformes citées. D'où viennent les règles d'Orylo.